Budgetierung an der Technischen Universität Berlin

Erläuterungen zur Budgetierung

Zur Präambel

Die Budgetierung wird seit 1998 diskutiert und durch ein Papier des CHE, das in der Anlage 1 beigefügt ist, ausführlich erläutert. In diesem Papier wird nicht nur allgemein auf die Verfahren der Budgetierung eingegangen, sondern auch auf die spezielle Situation an der Technischen Universität Berlin. Denn hier hat es schon sehr früh dezentrale Verteilung von Mitteln auf die Fachbereiche gegeben. Diese Verteilungen wurden in Form von Verteilungsschlüsseln organisiert und in den letzten Jahren durch die sog. Deckungsschleife ergänzt. Dadurch war es den Fachbereichen möglich, in weiten Bereichen ihre Ausgaben selbst schwerpunktmäßig zu steuern und eigenverantwortlich einzusetzen. Diese Deckungsschleife wird jetzt um den Bereich der Personalmittel und um die Möglichkeiten im Bereich der Sachmittel erweitert, um selbst Buchungen vorzunehmen. Das bedeutet einerseits eine Verkürzung der Verwaltungswege und andererseits eine Übernahme größerer Verantwortung durch die Beauftragten der Fakultäten. (zum Text)

Zu 1. Zeitplan

Die Budgetierung wird im Jahr 2000 in einem Pilotprojekt in der neuen Fakultät III erprobt. Die Erfahrungen sollen in den laufenden Budgetierungsprozess eingearbeitet werden. Diese Erprobung wurde dadurch möglich, dass die Fakultät III als Ersatz der alten Fachbereiche eine gemeinsame Kommission mit Entscheidungsbefugnis gebildet hat. Formal werden die neuen Fakultäten zwar erst zum 1. April 2001 gegründet, es wird aber davon ausgegangen, dass der größere Teil der Fachbereiche im Vorgriff eine Gemeinsame Kommissionen bildet. Wo dies nicht der Fall ist, werden den Fachbereichen, die dieses nicht wollen, selbstverständlich getrennte Budgets bis zum 1. April 2001 zur Verfügung gestellt. (zum Text)

Zu 2. Verfahren

Alle konkreten Verfahren für die Deckungsfähigkeit und die Rücklagenbildung werden in der Anlage 3 geregelt. Dabei ist zu beachten, dass auch nach der Budgetierung bestimmte Prinzipien und gesetzliche Regelungen der Verausgabung von öffentlichen Mitteln weiter gelten. Dazu zählt u. a. die Landeshaushaltsordnung. Da die Fakultäten diese Verfahren bisher schon im Rahmen der Deckungsschleife kennen, wird angenommen, dass diese Regelungen den meisten bekannt sind. Zusätzlich wird es Weiterbildungen geben, die mit den Regelungen vertraut machen.
Darüber hinaus werden alle Rundschreiben, die neben den allgemeinen Vorschriften spezielle Regelungen für die TU Berlin beinhalten und die auch nach der Budgetierung weiter gelten, bis zum 1. Dezember 2000 aktualisiert und neben den üblichen schriftlichen Benachrichtigungen ins interne Netz eingestellt. Darüber hinaus werden künftig alle zurzeit geltenden Rundschreiben nicht mehr geändert, sondern jeweils neu formuliert. (zum Text)

Zu 3. Instrumente der Mittelverteilung

Der Beschluss des Akademischen Senats regelt die Startkonfiguration für die Budgetierung. Danach wurde der Ausstattungsplan für die Sonstigen Mitarbeiter beschlossen. Es stehen nur noch die Ausstattungspläne für die Studentischen Hilfskräfte und die Tutoren aus.
Die künftigen Beschlüsse über die Entwicklungspläne der Fakultäten können diese Ausstattungspläne allerdings verändern. Dabei müssen die Studierendenzahlen, die Qualität der Lehre, die Qualität der Forschung und die aktuellen Anforderungen an die Wissenschaft berücksichtigt werden. Diese Dynamisierung der Ausstattungspläne wird künftig eine der Hauptaufgaben der Entwicklungsplanung der Universität sein. (zum Text)

Zu 3.1 Formelgebundene Mittelverteilung

Formelgebundene Mittelverteilungen werden jeweils für ein Jahr vorgenommen. Die Formeln müssen den aktuellen Erfahrungen angepasst werden. (zum Text)

Zu 3.2 Zielvereinbarungen

Zielvereinbarungen können minimal für ein Jahr geschlossen werden, maximal für fünf Jahre, d. h. im Rahmen der Laufzeiten der Entwicklungspläne. (zum Text)

Zu 3.3 Entwicklungspläne

Entwicklungspläne sollen in der Regel für fünf Jahre aufgestellt werden. Die Entwicklungspläne werden künftig einen wesentlich verbindlicheren Charakter haben als bisher. Sie garantieren den Fakultäten, dass sie künftig die zugewiesenen Hochschullehrerstellen schneller besetzen können. Dazu dient auch die Fristsetzung, die unter 6. geregelt wird.

Die Verwendung der Durchschnittssätze als Grundlage für die Zuweisung der Personalmittel ist die konsequente Fortführung der langjährigen Praxis der Aussteuerung der Personalmittel durch die Personalwirtschaft an der TU Berlin. Gegen dieses Verfahren der Übertragung auf die Fakultäten wurden von verschiedenen Seiten Bedenken geäußert, vor allem von Seiten des Personalrats. Diese Bedenken richten sich vor allem darauf, dass erstens die gegenwärtige Altersstruktur einer Fakultät dieser nicht anzulasten sei und dass andererseits die Fakultäten das Ziel haben, die Personalauswahl mit dem Ziel einer möglichst geringen finanziellen Belastung zu gestalten. Die Mehrheit der jetzigen Dekane teilt diese Bedenken nicht, zumal verschiedene gesetzliche Bestimmungen (Bestenauswahl, Antidiskriminierungsgesetz usw.) einem Missbrauch entgegenstehen. Über diesen schwierigen Themenkomplex soll jährlich berichtet werden. Der Bericht stellt dann eine solide empirische Grundlage dar, um im Bedarfsfall mit allgemeinen Regelungen einen Missbrauch der Personalwirtschaft zu unterbinden. (zum Text)

Zu 4. Bemessung der Mittelzuweisung

Die Bemessung der Mittelzuweisung erfolgt zum Teil noch nach Bemessungsgrundlagen, die an der Technischen Universität Berlin bis in die 70er Jahre zurückreichen. Dies gilt unter anderem für den Schlüssel unter 4.1. Dieser Schlüssel, der zuletzt im Jahre 1998 angepasst wurde, ermöglicht den neuen Fakultäten im ersten Jahr der Budgetierung eine gewisse Planungssicherheit, weil sich an der Höhe der Mittel nicht sehr viel ändern wird. Es ist geplant, dass im Jahre 2001 ein neu zu bildender Ausschuss der Dekane der Fakultäten einen neuen Schlüssel erarbeitet, der dem Akademischen Senat zur Beschlussfassung vorgelegt werden soll. Bis zur Einsetzung dieses Ausschusses im Sommersemester 2001 bleibt genügend Zeit, die von vielen Seiten kritisierten Ungereimtheiten des jetzigen Verteilungsschlüssels zu beseitigen. (zum Text)

Zu 4.2 IuK-Mittel

Wie alle Schlüssel kann auch dieser Schlüssel nur im Rahmen der verfügbaren Gesamtfinanzen der Universität angewendet werden. (zum Text)

Zu 4.3 Bibliotheksmittel

Sobald ein neuer Schlüssel der BWK vorliegt, wird dieser in den Budgetierungsprozess eingeführt. (zum Text)

Zu 4.4 Übrige Mittel (Lehraufträge)

Bisher wurden die Lehrauftragsmittel mehr oder weniger als Feuerwehrfonds für NC-Fächer beim Ausfall von Hochschullehrerkapazitäten und bei sonstigen strukturellen Verzerrungen eingesetzt. Dies entspricht nicht ihrem ursprünglichen Auftrag, ergänzende Lehre zu organisieren. Insoweit ist es konsequent, einen neuen Schlüssel anzuwenden und den Ausfall von Hochschullehrerkapazitäten im Rahmen der Budgetierung auszugleichen.

Für einzelne Fakultäten, z. B. die Fakultät 1, bzw. Studiengänge, die von Gemeinsamen Kommissionen betreut werden, müssen Übergangsregelungen entwickelt werden, weil diese Einrichtungen z. T. nicht vollständig ausgestattet sind und die Lehraufträge zur Abdeckung ihres Lehrdeputats benötigen. Diese Mittel werden im Grundsatz nicht auf die Bemessungen angerechnet. (zum Text)

Zu 4.5 Raumverteilung

Die Richtlinien für die Raumverteilung liegen dem Präsidenten seit längerer Zeit als Vorschlag der Fachbereiche zur Entscheidung vor. Die Zahlen entsprechen nicht an jeder Stelle den Zahlen des Wissenschaftsrats oder den Zahlen des Hochschulbau-Förderungsgesetzes. Sie sind analog zu den internen Personalrichtwerten interne Raumrichtwertzahlen. Eine gewisse Schwierigkeit könnte sich aus der Einzelfallbewertung der Labor- und Forschungsflächen ergeben. Da aber die Fachbereiche bzw. Fakultäten vom Präsidenten bereits aufgefordert worden sind, ihre Raumausstattung zu überprüfen und anzumelden, kann man davon ausgehen, dass diese Überprüfung bis zum 1. August 2001 abgeschlossen sein wird und die Bedenken bezüglich der Bewertung der Labor- und Forschungsflächen entweder obsolet sind oder durch konkrete Regelungen ersetzt werden müssen. Der Beginn der Raumbudgetierung ab 2002 ist die Konsequenz aus der Überprüfung des Raumbestands bis zum 1. August 2001. (zum Text)

Zu 5.2.Berichtswesen

Die Berichte sollen nach Kapiteln gegliedert werden und Auskünfte vor allem quantitativer Art über die Forschung und Lehre enthalten. Der qualitative Teil soll sich möglichst nach den einheitlichen Kriterien der FNK und der LSK richten. Darüber hinaus steht es der Fakultät frei, über wesentliche und besondere Ereignisse in Forschung und Lehre schriftlich zu berichten.

Die Jahresrechnung erfasst den Bericht über Soll und Ist der Mittel, die Verausgabung, den Stellenplan und die Einnahmen- und Ausgabenvergleiche. Nach Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung wird den Fakultäten ein IT-basiertes System zur Verfügung stehen. Damit können sie die Zahlen jeweils aus den aktuellen Bearbeitungen ihrer Verwaltungssysteme entnehmen. Durch diese Vereinfachung und Vereinheitlichung wird es auch dem Präsidenten möglich sein, innerhalb von kürzester Zeit die Berichte zu prüfen und ggf. Nachfragen zu stellen. (zum Text)

Zu 5.3 Controlling

Neben der Beratung des Präsidenten in strategischen Fragen der Struktur- und Entwicklungsplanung der Universität wird das Controlling überwiegend Aufgaben des Ziel- und Service-Managements, des Berichtswesens, des Qualitäts- und Organisationsmanagements wahrnehmen. Dies bedeutet im einzelnen, Daten der Kosten- und Leistungsrechnung für Ziel- und Servicevereinbarungen zwischen Präsident und Fakultäten aufzubereiten und Entwicklungen zu beobachten. Verbesserungspotentiale sind zu identifizieren, sowohl in wirtschaftlicher als auch in qualitativer Hinsicht zu analysieren und in den Kreislauf "Berichtswesen-Zielvereinbarungen" einzuarbeiten. Die Unterstützung geschieht auch durch Moderation und Projektmanagement mit dem Ziel, Strukturen und Arbeitsprozesse im nichtwissenschaftlichen Bereich weiter zu entwickeln, verbindliche Qualitätsstandards zu erarbeiten, Wirtschaftlichkeitsberechnungen als Service anzubieten und Impulse für eine Verbesserung der Effizienz und Effektivität zu geben. Die dabei eingesetzten Instrumente und Methoden sind weiter zu entwickeln, um das Ziel, Managementunterstützung für Präsidium und Fakultätsleitungen zu leisten, sicherzustellen. (zum Text)

Zu 5.4 Revision

Die Revision ist ein übliches Verfahren in denjenigen öffentlichen Verwaltungen, die über Haushaltsmittel verfügen. Das Ziel einer Revision besteht darin, einerseits zu prüfen und andererseits eine rechtsstaatliche Ordnungsfunktion auszuüben, die die handelnden Personen einer jederzeit möglichen Kontrolle aussetzt. Um dies zu gewährleisten, hat die Revision das Recht, stichpunktartige Überprüfungen nach dem Zufallsprinzip oder anhand von Verdachtsmomenten durchzuführen. Sie darf ohne Ankündigung alle Akten einsehen, Akten sicherstellen und kurzfristig Gesamtprüfungen durchführen. Sie untersteht dem Kanzler und dem Präsidenten als Beauftragte des Haushalts, handelt aber ansonsten unabhängig. Die Berichte gehen den Betroffenen jeweils zur Stellungnahme zu und führen entweder zu einem positiven Ergebnis oder zu verschiedenen Sanktionen bis hin zur Eröffnung von internen oder externen Ermittlungsverfahren. Die Arbeitsweise einer Revision ist handelnden Verwaltungsangestellten und Beamten vertraut. Für die Fakultäten, die bislang keine Funktion im Rahmen der Mittelvergabe hatten, ist dieses Verfahren zum Teil neu. (zum Text)

Zu 6. Wiederbesetzung von Hochschullehrer-/innenstellen

Die Regelungen sollen bisher langwierige Verfahren verkürzen, den Fakultäten eine größere Sicherheit bei der Besetzung von Hochschullehrerstellen geben und auch kurzfristigere Besetzungen einschließlich einer eventuellen zeitlichen Befristung ermöglichen. Im Rahmen der Hochschulverträge ist darüber hinaus von der Universität sicherzustellen, dass der Autonomiegedanke befördert und damit der Einfluss des Staates zurückgedrängt wird. Diese Regelung muss vom Kuratorium beschlossen werden. (zum Text)

Zu 7. Service

In der Vergangenheit hat es um die Ausgestaltung und um die Qualität des Service in vielen Bereichen der Technischen Universität Berlin zum Teil heftige Diskussionen gegeben. Die Regelung ist der Versuch, über die Stärkung der Rolle der für den jeweiligen Studiengang zuständigen Fakultät einen größeren Einfluss dieser Fakultät, aber auch eine größere Qualitätskontrolle für den Service herzustellen. Dabei ist zu gewährleisten, dass durch diese Regelung kein neuer Überhang entsteht. Insoweit macht es Sinn, für die Kündigungen von Service längere Fristen einzuräumen, Schlichtungsverfahren einzurichten und die servicegebenden Fakultäten vor willkürlichen Auseinandersetzungen zu schützen. Die anliegende Kreuztabelle ist mit den Fachbereichen abgestimmt. Sie ist eine wesentliche Grundlage für die Berechnung des Service. Die Beauftragung von Hochschulen des Landes Berlin bzw. des Landes Brandenburg wird sicher erst dann greifen können, wenn diese ebenfalls budgetiert sind, weil ansonsten die Objektivität des Verfahrens nicht mehr gewährleistet ist. Es ist zu hoffen, dass der durch diese Regelung mögliche Druck ausreicht, um den Service zu verbessern und auf diese Weise Kündigungen zu vermeiden. (zum Text)

Zu 8. Personalüberhang

Der Personalüberhang in den Fakultäten und der Zentralen Universitätsverwaltung der Technischen Universität Berlin ist u. a. durch die Einsparungsmaßnahmen des Senats von Berlin, durch langfristige Strukturveränderungen in Forschung und Lehre, durch Übernahme von Teilbereichen der Humboldt Universität Berlin und durch Rationalisierungsmaßnahmen im Rahmen der Verwaltungsreform entstanden. Der Präsident hat sich in Übereinstimmung mit dem Senat von Berlin zum Verzicht auf betriebsbedingte Kündigungen bereit erklärt. Hierdurch konnten sozialverträgliche Regelungen gefunden werden, die den Abbau des Überhangs innerhalb von kürzeren Zeiträumen möglich erscheinen lassen. Nach den bisherigen Einschätzungen ist davon auszugehen, dass durch dieses Gesamtpaket wesentliche Teile des Überhangproblems bis zum Ende des Jahres 2002 gelöst sind.

Es ist allerdings schwierig abzuschätzen, wie im Bereich der Hochschullehrer/innenstellen und im Bereich der Sonstigen Mitarbeiter/innen einschließlich der Zentralen Universitätsverwaltung die betroffenen Personen umgesetzt werden können, oder verschiedene Programme (wie z. B. der vorzeitige Ruhestand, die Altersteilzeit) zur Bewältigung des Überhangproblems greifen werden. Insoweit sind alle Hochrechnungen, die mit Altersrechnungen arbeiten, mit großen Unsicherheiten behaftet. Man kann zwar feststellen, wer wann das jeweilige Lebensalter zum Ausscheiden erreicht, ob er aber erst zu diesem Zeitpunkt ausscheiden wird, ist schwer vorherzusagen. Dies gilt, wie die Erfahrungen der Vergangenheit zeigen, auch für Hochschullehrer/innen.

Drei Schwerpunkte des Überhangproblems sind absehbar:

• In Fakultät I verstärkt der Abbau von Studiengängen den Überhang.
• Fakultät III hat durch die Integration von Lehr- und Forschungsbereichen aus der HUB und den Abbau von Studiengängen ein verschärftes Überhangproblem.
• Die ZUV einschließlich der Universitätsbibliothek und der Zentralen Einrichtungen hat auf Grund der Verwaltungsreform, der Verlagerung von Funktionen in die Fachbereiche, der Reduzierung der Zahl der Fachbereiche, der Rationalisierungseffekte und der Sparmaßnahmen in allen Bereichen ebenfalls einen relativ großen Überhang.

Daneben wird es eventuell weitere kleinere Bereiche geben, die im Laufe des Jahres 2002 überprüft werden müssen. Die hier getroffene Regelung kann daher nicht abschließend sein, sondern muss im Laufe des Jahres 2002 u. U. revidiert werden. Dabei kann es sich durchaus ergeben, dass die Finanzierung des gesamten Überhangs wegen der Gleichbehandlung aller Fakultäten noch für eine weitere begrenzte Zeitspanne zentral finanziert werden muss. Insoweit ist die jetzige Regelung ein Versuch, den Prozess des Überhangabbaus möglichst dynamisch und konstruktiv zu gestalten. (zum Text)

Zu 9. Zentraler Service und Dienstleistungsbereich

Die jetzige Zentrale Universitätsverwaltung hat sich auf Grund des Gutachtens der Firma A.T. Kearney einem Verwaltungsreformprozess unterzogen. Dieses Gutachten hat sowohl die Dezentralisierung von Verwaltungsfunktionen berücksichtigt als auch die Neubildung der Fakultäten und die Budgetierung. Neben diesem Gutachten werden die Einführung verschiedener Datenverarbeitungssysteme entscheidende Veränderungen in der bisherigen Zentralen Universitätsverwaltung herbeiführen. Dazu gehören:

• ein neues Personalinformationssystem,
• ein neues Gehaltsabrechnungssystem,
• die Einführung der Chipkarte für Studierende und für alle Mitarbeiter/innen,
• die dezentrale Nutzung der Buchungssysteme HIS MBS/KBS,
• ein System zur gemeinsamen Verwaltung der Drittmittel einschließlich der Nebenbuchhaltung,
• ein Facility-Management-System einschließlich der Digitalisierung sämtlicher Bau- und Raumpläne,
• eine Kosten- und Leistungsrechnung und
• ein neues Hörsaalverwaltungssystem.

Der Großteil dieser Systeme wird bereits im Jahre 2000 in den Probebetrieb oder in den Normalbetrieb übernommen. Parallel hierzu werden für fast alle Bereiche, die sich über formelgebundene Zahlen erfassen lassen, Fallzahlenquoten oder ähnliche Bemessungsgrundlagen entwickelt. Daneben wird es im Rahmen der Verwaltungsreform für Verwaltungsleistungen Output-Kontrollen geben, und zwar für die Bereiche, die sich nicht über formelgebundene Fallzahlquoten bemessen lassen. Damit können die neuen Dienstleistungsbereiche bemessen und budgetiert werden. (zum Text)

Zu 10. Frauenförderung

Zur Zentralen Frauenförderung gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Herangehensweisen. Zum einen können Zielvereinbarungen zwischen dem Präsidenten und den Fakultäten die jeweilige Fakultät aktiv in die Frauenförderung einbeziehen und zur Frauenförderung motivieren. Zum anderen wird durch den hier vorgelegten Vorschlag ein Anreizsystem geschaffen, durch das alle Fakultäten über die Mittelvergabe gleichmäßig angeregt werden, die Frauenförderung aktiv in die jeweiligen Programme einzubeziehen. Das Programm ist bewusst darauf angelegt, diese Art der Förderung nicht auf Dauer beizubehalten, um den Druck zu erhöhen, die Ziele der Frauenförderung möglichst rasch umzusetzen. (zum Text)

Zu 11. Zentrale Einrichtungen

Die Regelungen über die Zentralen Einrichtungen sollen aufzeigen, dass hier ein größerer Diskussionsbedarf besteht, der erst im Laufe der Zeit zu Lösungen führen wird. Er soll aber anregen, Richtungen einzuschlagen und zum Teil das Modell der ZEH nachzuahmen, die schon über viele Jahre den Versuch gemacht hat, durch Einnahmen eine Teilfinanzierung zu sichern. Zweifelsohne ist das nicht allen Zentralen Einrichtungen möglich. Zu beachten ist, dass die Funktionen, die viele Zentrale Einrichtungen jetzt wahrnehmen und die für den Betrieb der Universität von elementarer Bedeutung sind, nicht grundsätzlich in Frage gestellt werden. (zum Text)

Zu 12. Gemeinsame Kommissionen

Im Grunde wird mit dieser Regelung die jetzige Handhabung Gemeinsamer Kommissionen in Bezug auf Prüfungsordnungen und Abstimmungen der Studienorganisation beibehalten. Es wird lediglich klargestellt, dass Gemeinsame Kommissionen im Rahmen der Budgetierung keine fakultätsähnlichen Funktionen übernehmen können. Die Regelung soll sicherstellen, dass durch den Abschluss von Zielvereinbarungen der Studienbetrieb für die Studierenden gewährleistet wird und durch die gesonderte Ausweisung des Budgets ein eventueller Missbrauch durch Zweckentfremdung der Mittel nicht möglich ist. (zum Text)

Zu 13. Übergangsregelungen

Durch diese Regelung soll sichergestellt werden, dass für die Sicherstellung des Betriebs im Falle von unaufschiebbaren Notwendigkeiten kurzfristig Regelungen getroffen werden können. Diese Regelungen sollen dann von den zuständigen Gremien, also in der Regel dem Akademischen Senat, als Dauerregelungen übernommen werden. (zum Text)

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