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TU Berlin

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WILLKOMMEN auf der Informationsseite des Personalrates zum Campusmanagementsystem

Wir möchten Ihnen auf dieser Seite die Informationen zur Verfügung stellen, die wir zur Entwicklung des Campusmanagementsystems (SAP) der Technischen Universität Berlin haben.
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SAP-Routine

Donnerstag, 12. Oktober 2017

Um die Evaluation des Projektes ging es heute. Der Personalrat formulierte Mitte August die Kriterien für eine Evaluation und erfragte heute den Sachstand. Aufgrund der Testphase wird es derzeit keine Anstrengungen für eine Evaluation geben.

Dem Personalrat wurde bekannt, dass der Solution Manager kurz vor der Einführung steht und erfragt den Sachstand. Das dazugehörige Konzept ist kurz vor der Beteiligung. Um eine effizientere Zusammenarbeit zu ermöglichen, wird dem Personalrat der Entwurf zur Verfügung gestellt, damit schon erste Änderungen vor der Beteiligung berücksichtigt werden können und die beabsichtigte Zustimmung zeitnah ermöglicht werden kann.

Der Personalrat hat die in der letzten Sitzung übersandte ERM-Feinplanung kritisiert, da diese entweder veraltet ist oder das Projekt circa zwei Monate im Verzug ist. Das Thema wird im Lenkungsausschuss am 16.10.2017 besprochen. Ebenfalls werden dort etwaige Konsequenzen besprochen.

Die Gesamtsteuerung schlägt die Einrichtung einer AG für die Verhandlung der DV SAP Betrieb vor und geht einen Schritt auf die Interessenvertretungen zu. Die Personalräte begrüßen den Vorschlag. Es sollen wöchentliche Arbeitstreffen stattfinden.

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Fachkonzept Berichtswesen

Montag, 09. Oktober 2017

Heute wurde das ursprünglich zum 18.09.2017 angekündigte Fachkonzept für das Berichtswesen – Standardberichte zur Beteiligung vorgelegt.

Das Berichtswesen liefert umfangreiche Auswertungen aus dem System, sodass hier die Beschäftigten schnell zum gläsernen Beschäftigten werden. Das Konzept ist daher für den Personalrat ein besonders wichtiges Thema.

Auswertungen der Standardberichte erfolgen in den Bereichen Finanzen und Personal. Das Konzept soll die auszuwertenden Daten, die Verarbeitung der Daten und die Zielorte der ausgewerteten Daten regeln.

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SLM-Küchentisch

Donnerstag, 05. Oktober 2017

Am heutigen Tag fand der routinemäßige SLM-Küchentisch statt.

Insbesondere zu berichten ist, dass der Solution Manager noch immer nicht eingeführt ist. Die Einführung sollte im Mai stattfinden. Ohne dieses Tool ist das Testen der Software sehr aufwendig. Dem Personalrat liegt hierzu auch noch kein Beteiligungsantrag vor. Der Solution Manager muss kurzfristig eingeführt werden, da zu einem späteren Zeitpunkt aufgrund der vorangeschrittenen Testphase eine Einführung nicht mehr möglich ist.

Weiteres Thema war die Suche nach Prozessexpertinnen und -experten. Viele der zur Auswahl stehenden Beschäftigten sind befristet oder in Teilzeit, daher sollten diese aufgestockt oder verlängert werden. Hier müssen Gespräche mit allen Beteiligten geführt werden, insbesondere mit der Personalabteilung, um eine Lösung zu finden. Entscheidend ist, dass die zur Verfügung stehenden Beschäftigten bereits Vorkenntnisse haben, die bei einem Ausscheiden verloren gehen.

Der Projektmanager hat ansonsten über den Sachstand berichtet. Es wurden zwei Baustellen beseitigt, zum einen können Massenmails an Studierende und Fachgebiete endlich versandt werden. Dies ist für Prüfungsanmeldungen und Rückmeldungen erforderlich. Zum anderen ist der Studienabschluss elektronisch möglich. Das bedeutet, dass relevante Dokumente als PDF generiert werden können, die für einen Prüfungsabschluss erforderlich sind oder diesen beurkunden.
Trotz der Neuerungen kommt es für die Beteiligten im Projekt zu Belastungen. Deshalb werden Gespräche zu den Kritikpunkten geführt.

Mitte Oktober findet ein Konzeptaufschlag zur Prüfungsplanung statt. Diese soll zum Sommersemester 2018 eingeführt werden.
Des Weiteren sind Notenübersichten produktiv geschaltet und sollen später auch als Self-Service angeboten werden.

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SLM-Handbuch

Mittwoch, 04. Oktober 2017

Der Personalrat hat auf seiner heutigen Sitzung dem SLM-Handbuch zugestimmt, nachdem die Anmerkungen der Personalräte von der Dienststelle berücksichtigt wurden. Das Handbuch ist ein wichtiger Meilenstein im SLM-Projekt und analog zum ERM-Handbuch eine Art Geschäftsordnung. Es beschreibt unter anderem die Programmgremien und Entscheidungsinstanzen sowie die grundsätzliche Zusammenarbeit und definiert bestimmte Akteurinnen und Akteure im Prozess. Das Handbuch gilt somit als Leitfaden im Projekt.

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Auftakt zu den Verhandlungen der Dienstvereinbarung zur Einführung des SAP-Systems (DV SAP Betrieb)

Donnerstag, 28. September 2017

Im Nachgang zur SAP-Routine vom 21.09.2017 fand heute der Auftakt zur Verhandlung einer Dienstvereinbarung statt. Ziel war es zunächst die Positionen der Dienststelle und der Personalvertretungen auszutauschen. Das eingangs positive Gespräch gestaltete sich zunehmend schwieriger, da die Positionen über Art und Umfang noch zu unterschiedlich sind.
Es wird hierzu einen Folgetermin geben. Außerdem haben die Personalräte sich entschieden einen rechtlichen Sachverstand hinzuzuziehen.

Es wurde zudem in Frage gestellt, ob die Personalräte überhaupt berechtigt sind, eine Dienstvereinbarung zu fordern, da das Personalvertretungsgesetz von „gegebenenfalls“ spricht. Der Personalrat beruft sich zum einen auf die bestehende Prozessvereinbarung, die den Abschluss vorsieht und zum anderen auf das Personalvertretungsgesetz. Es ist üblich bei der Einführung von IT-Verfahren eine Dienstvereinbarung abzuschließen, daher sieht er zudem die Mitbestimmungstatbestände für erfüllt an.

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SAP-Routine

Donnerstag, 21. September 2017

In der heutigen Routine wurde die seit längerer Zeit eingeforderte ERM-Feinplanung überreicht. Die Feinplanung gibt eine Übersicht zum Projektstatus. So kann beurteilt werden, ob der ursprüngliche Zeitplan eingehalten wird oder Verzug besteht. Außerdem dient er zur Ressourcenplanung der Personalräte für die kurz- und mittelfristige Planung.

Das Fachkonzept zum Berichtswesen – Standardberichte wurde nicht wie zugesichert zum 18.09.2017 zur Beteiligung vorgelegt. Deshalb hat der Personalrat nach dem aktuellen Stand gefragt. Das Konzept steht kurz vor dem Finalisieren. Der zweite Teil zum Berichtswesen bedarf jedoch noch Gesprächen und wird voraussichtlich erst Ende diesen, Anfang nächsten Jahres zur Beteiligung vorgelegt.

Die Liste der Gleitzeitguthaben war auch in dieser Sitzung Bestandteil. Der Umgang mit den Überstunden wurde im Operativen Steuerungskreis besprochen. Die Teilprojektleitung sollen nun Maßnahmen zur Reduzierung in Rücksprache mit den Beschäftigten treffen.

Für das abgelehnte Konzept zum Portal werden nun drei Sachverständige hinzugezogen, die die Kritik am Konzept beheben sollen.

Weiteres Thema war die abzuschließende Dienstvereinbarung zum Betrieb von SAP. Hierzu informieren wir sie in einem folgenden Beitrag.

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SAP-Jam

Donnerstag, 14. September 2017

Im heutigen Arbeitstreffen mit der Gesamtsteuerung und der Datenschutzbeauftragten wurde der gemeinsame Workshop zum SAP-Jam ausgewertet. Insbesondere konnten Fragen, die im Nachgang aufgetreten sind, angebracht werden. Außerdem wurde vereinbart, dass eine Black-White-List erstellt wird. Die Liste beinhaltet alle kritischen Themen (Black-List) und definiert vorzunehmende Einstellungen (White-List).

Weitere Informationen finden Sie in der Septemberausgabe (PDF, 5,5 MB)unseres Rundbriefes.

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Key User Netzwerktreffen

Mittwoch, 13. September 2017

Heute fand das Key User Netzwerktreffen statt. Das Netzwerktreffen ist eine Austauschplattform der ERM- und SLM-Key-User und dient der Vernetzung sowie Zusammenarbeit. Hier können aktuelle Themen, Fragen aber auch Probleme in geschützter Umgebung und lockerer Atmosphäre besprochen werden. Der Personalrat stand zu Beginn des Treffens den Key-Usern bei Seite.

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Wechsel im ERM-Projektmanagement

Mittwoch, 13. September 2017

Seit dem 03.07.2017 gibt es kein Projektmanagement für das ERM-Projekt. Die anfallenden Aufgaben werden derzeit durch die Gesamtsteuerung Frau Müller-Klang und Herrn Nissen sowie dem Projektleiter Herrn Oeverdieck übernommen.

Die Suche nach einer geeigneten Nachfolge blieb bisher erfolglos. Aus diesem Grund entschied sich die Projektleitung, dass die Wahrnehmung der Aufgaben weiterhin in der bisherigen Konstellation weitergeführt wird.

Zusätzlich läuft die Suche nach einer Nachfolge, die allerdings als Sachverstand eingesetzt werden soll. Daher wird nach einer Person mit sehr guten SAP-Kenntnissen gesucht.

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Sachstand zum Beteiligungsantrag Portal/UI

Mittwoch, 13. September 2017

Das Fachkonzept zum Portal wurde vom Personalrat am 01.08.2017 abgelehnt. In der vergangenen SAP-Routine am 31.08.2017 hat der Personalrat nach dem aktuellen Stand gefragt.

Auf Grund der vielen und komplexen Fragestellungen werden drei Sachverständige zur Beratung hinzugezogen. Zwei der Sachverständigen werden aus dem Kreise der TU-Beschäftigten und eine Person wird extern hinzugezogen.

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Testverfahren IDM (Identity Management)

Dienstag, 12. September 2017

In seiner heutigen Sitzung hat der Personalrat dem Beteiligungsantrag zum Testverfahren IDM und den dazugehörigen 31 Testfallbeschreibungen zugestimmt.

Die bis Ende Oktober 2017 geplanten Funktionstests können somit begonnen werden.

Ziel dieser Testreihe ist die Überprüfung der Vorgaben aus dem Fachkonzept IDM. Zudem werden die Schnittstellen zu den Modulen Personaladministration (PA-PA) und Organisationsmanagement (PA-OM) auf ihre Funktion getestet.

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Sprechstunde für SAP-Projektbeteiligte

Dienstag, 05. September 2017

Der Personalrat bietet für die über 200 im Projekt beteiligten Beschäftigten eine Sprechstunde an, um bei der Wahrnehmung dieser Herausforderung im Umgang mit der zusätzlichen Arbeitsbelastung behilflich zu sein.

Die Sprechstunden finden statt am:

Donnerstag, den 21.09.2017 von 09:00 Uhr bis 10:30 Uhr und

Freitag, den 06.10.2017 von 11:00 Uhr bis 12:30 Uhr.

Sie finden uns im H 2076, (Hauptgebäude, 2. Obergeschoss, Ostflügel).

Alle Gespräche unterliegen gemäß § 11 Personalvertretungsgesetz Berlin der Schweigepflicht.

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