Informationen des PRSB für Einstellende

Ausschreibungen

Grundsätzlich müssen alle Stellen für studentische Beschäftigte ausgeschrieben werden. Das zu verwendende Ausschreibungsformular und den Antrag auf Ausschreibung können Sie hier herunterladen.
Da der Personalrat der studentischen Beschäftigten bei Ausschreibungsvorgängen das Recht auf Mitwirkung hat, möchten wir, um einen problemlosen Ablauf gewährleisten zu können, auf einige Kriterien unsererseits hinweisen:

• Die Beschäftigungsdauer sollte mindestens 4 Semester betragen (§121 BerlHG). Eine kürzere Beschäftigungsdauer ist sachgemäß in schriftlicher Form zu begründen.
• Die monatliche Arbeitszeit darf nicht mehr als 80 Stunden und sollte nicht weniger als 40 Stunden betragen (§7 TV Stud II).
• Das Tätigkeitsfeld muss kurz beschrieben werden.
• Es müssen alle Einstellungskriterien genannt werden. Nur diese dürfen bei der späteren Auswahl unter den Bewerbern herangezogen werden.
• Die Bewerbungsfrist endet in der Regel 2 Wochen nach der Veröffentlichung. Wenn Sie eine Verlängerung der Aushangsfrist vornehmen möchten, teilen Sie uns dies bitte unter Angabe der Kennziffer und der gewünschten neuen Frist mit (telefonisch oder per E-Mail ist ausreichend).
• Eine Befreiung von der Pflicht zur Stellenausschreibung ist nur im Ausnahmefall möglich. Diese muss schriftlich begründet und dem Einstellungsantrag beigefügt werden (siehe auch Einstellungen).
• Bei näheren Fragen zum Ausschreibungsverfahren können Sie sich an das Büro des Personalrats der studentischen Beschäftigten wenden, Tel.: 314-21724.

Dauerausschreibungen

In Einzelfällen kann auch eine permanente Ausschreibung sinnvoll sein. Da diese Form den bürokratischen Aufwand eher erhöht als reduziert und sich nicht für alle Stellenformen eignet, hier dazu einige zusätzliche Anmerkungen - zuerst zum Verfahren selbst:

• Dauerausschreibungen hängen ständig am Brett des Personalrats aus und sind auch im Internet durchgehend einsehbar. Dementsprechend muss auch der ausschreibende Bereich das Stellenangebot ohne Unterbrechung aushängen; das Verfahren der Dauerausschreibung ist gerade dazu gedacht, Studierende auf Positionen aufmerksam zu machen, bei denen häufig Bewerbermangel herrscht und/oder das Ausschreibungsverfahren regulär meist in den Semesterferien erfolgt, wenn viele Studierende den Aushang nicht bemerken. Ein zeitweiliges Abhängen, nur weil aktuell keine entsprechende Position frei ist, wäre also kontraproduktiv.
• Für eingegangene Bewerbungen sind grundsätzlich Eingangsbescheide zu versenden - sofern bereits bekannt, sollen diese Schreiben den ungefähren Zeitpunkt der nächsten geplanten Einstellung beinhalten.
• Wenn zu einer Dauerausschreibung ein Auswahlverfahren in Gang gesetzt wird, sind alle Bewerbungen zu berücksichtigen, die seit dem letzten Auswahlverfahren eingegangen sind; da dieser Zeitraum durchaus ein Jahr überschreiten kann, werden auch die Bewerberzahlen schnell unübersichtlich.

Und noch ein paar Hinweise zum Ausfüllen, da das Formular ursprünglich nicht für diese Form gedacht war:

• Auf dem Antrag kann der Finanzierungszeitraum freigelassen werden.
• Auf dem Ausschreibungsformular selbst kann die Aushangfrist als "permanent" eingetragen oder ebenfalls freigelassen werden.
• In den Feldern für die Einstellungsdauer ist der Zeitrahmen ohne konkrete Datumsangaben anzugeben, etwa "für zwei Jahre".
• Falls es ein konstantes Schema für Einstellungen auf dieser Position gibt, ist es zweckmäßig, dies bereits im Text anzugeben, z. B. "Einstellungen immer im März und September".

Um Missverständnisse auszuräumen, hier ein Beispiel für einen entsprechenden Antrag (Antrag / Ausschreibung). Insbesondere zu diesem Thema beraten wir Sie aber auch gern telefonisch.

Einstellungen

Im Downloadbereich können Sie das Formular zum Einstellungsantrag herunterladen. Es ist ausgefüllt im Fachbereich einzureichen. Da der Personalrat der studentischen Beschäftigten bei Einstellungen das Recht auf Mitbestimmung hat, möchten wir im Folgenden wichtige Kriterien für einen Einstellungsantrag nennen, um unnötige Verzögerungen des Vorgangs zu vermeiden:

• Das Formular zum Einstellungsantrag ist vollständig auszufüllen.
• Folgende Unterlagen sind mit dem Antrag an die Personalstelle weiterzuleiten:

  1. Stellenausschreibung bzw. Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung
  2. Liste der Bewerber/-innen
  3. Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/-innen
  4. Auswahlbegründung
  5. Falls keine Ausschreibung vorliegt: Aufgabenbeschreibung

Die Begründung für die Auswahl der Bewerberin/des Bewerbers muss ausführlich und nachvollziehbar sein. Die Auswahlkriterien müssen für alle Bewerberinnen und Bewerber gleich sein. Alter und Semesterzahl sind ohne nähere Begründung keine Gründe, um eine Bewerberin/einen Bewerber nicht einzustellen, da z. B. Frauen mit Kindern so benachteiligt werden könnten und die erhöhte Semesterzahl einer Bewerberin/eines Bewerbers keine Aussagen über die Qualifikation zulässt. Wenn Bewerber/-innen nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, muss auch dies begründet werden. Bitte begründen Sie auch, warum Mitbewerber nicht zur Einstellung vorgeschlagen wurden.
Bei gleicher Qualifikation ist die soziale Lage der Bewerber/-innen zu berücksichtigen. Schwerbehinderte sind bei gleicher Qualifikation bevorzugt zu berücksichtigen.

• Der Institutsrat, der/die Geschäftsführende Direktorin bzw. der Fakultätsrat müssen der Einstellung zustimmen. Bitte vermerken sie die Beschlussnummer auf dem Antrag.
• Ebenso ist das Votum der/des Schwerbehindertenbeauftragten und der Frauenbeauftragten einzuholen und zu vermerken.

Weiterleitung:
Der Einstellungsantrag wird mit allen Unterlagen an die Fakultätsverwaltung bzw. Dekan/in geschickt. Diese leitet die Unterlagen zunächst an die Frauenbeauftragte und dann an die Personalstelle (Personalteam der entsprechenden Fakultät) weiter, die die Unterlagen wiederum nach Bearbeitung an den Personalrat der studentischen Beschäftigten weiterleitet.
Wenn der Personalrat zustimmt, fordert die Personalstelle den/die Beschäftigte/n auf, den Arbeitsvertrag zu unterschreiben bzw. erteilt ein Beschäftigungsangebot. Erst nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bzw. nach Erhalt des Beschäftigungsangebotes darf die/der studentische Beschäftigte die Arbeit aufnehmen.
Zeitrahmen:
Für das gesamte Verfahren von der Ausschreibung bis zur Einstellung sind mindestens 8 Wochen erforderlich. Bitte stellen Sie die Anträge rechtzeitig. Wenn die Anträge nicht rechtzeitig gestellt werden, kann dies erhebliche finanzielle Verluste für die studentischen Beschäftigten zur Folge haben.

Verlängerungen

Der Antrag auf Verlängerung kann im Downloadbereich heruntergeladen werden oder ist bei der Personalstelle erhältlich. Der Arbeitsvertrag kann bis zum Erreichen der Höchstbeschäftigungsdauer von 6 Jahren verlängert werden, Verlängerungen über 4 Jahre hinaus müssen allerdings gesondert begründet werden. Stellen Sie den Antrag auf Verlängerung (und insbesondere solche zur Verlängerung über die 4-Jahres-Grenze) bitte rechtzeitig, d. h. mindestens 2 Monate vor Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses! Die/der Beschäftigte muss auf dem Formular schriftlich der Verlängerung zustimmen.

Der Antrag wird an die Personalstelle geschickt, die ihn nach Bearbeitung an den Personalrat der studentischen Beschäftigten weiterleitet. Der weitere Verlauf der Akte entspricht dem eines Einstellungsantrags.