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TU Berlin

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Anlagenbuchhaltung

Nachfolgend erhalten Sie einen kurzen Überblick der wichtigsten Themen zur Anlagenbuchhaltung. Ausführlichere Informationen finden Sie im Rundschreiben, hier am rechten Rand unter >>Materialien<<. Wir weisen darauf hin, dass das aktuelle Rundschreiben mit Stand 18.12.2009 derzeit überarbeitet wird.

Was ist das?

Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung zur Erfassung und Bewertung von Grundstücken und Gebäuden, Technischen Anlagen und Maschinen, Fuhrparks, Betriebs- und Geschäftsausstattungen, deren Anschaffungskosten 410 EUR netto übersteigen (Sachanlagen) sowie der immateriellen Vermögensgegenstände und Finanzanlagen. Sie informiert über den aktuellen Bestand sowie die Zu- und Abgänge des gesamten Anlagevermögens. An der Technischen Universität Berlin (TU) findet seit 01.01.2002 vorerst nur die Erfassung und Bewertung von Sachanlagen (ausgenommen Gebäude und Grundstücke) statt.

Abschreibungen

Aus den Daten der Anlagenbuchhaltung wird auch der Wertverzehr (durch Abnutzung, technische Veraltung usw.) anhand von Abschreibungen ermittelt. Dazu werden alle abnutzbaren Sachanlagen einem bestimmten Abschreibungszeitraum aus der AfA-Tabelle (Tabelle für die Absetzung für Abnutzung) zugeordnet.
Die so ermittelten Abschreibungswerte werden an die Kosten- und Leistungsrechnung übergeben und fließen somit in die Berechnung der Kosten pro Kostenstelle ein.

Inventarlisten

Seit dem Haushaltsjahr 2010 sind die Inventarlisten über SuperX abrufbar. Den Bericht Inventarliste finden Sie unter Abfragen/Kostenrechnung. Wir weisen darauf hin, dass Inventarlisten mindestens alle drei Jahre durch eine bereichsinterne Inventur zu prüfen sind.

Was genau zeigt mir die Inventarliste an? Die Wirtschaftsgüter werden nach der Bezahlung anhand der vorliegenden Rechnung erfasst. So erscheinen die aufgeführten Güter entsprechend der Rechnung hintereinander weg auch in der Inventarliste. Ggf. vorliegende geringwertige Wirtschaftsgüter unter dem Nettowert von 410 EUR (GWG) auf der Rechnung werden summiert und im Anschluss als einzelne Position am Ende miterfasst. So erscheint neben den Wirtschaftsgütern ggf. auch eine GWG-Position pro Rechnung. 

Eine Position entspricht also einem inventarisierten Wirtschaftsgut. Eine Ausnahme bilden die GWG, hier werden alle GWG einer Rechnung summiert und in einer Position zusammengefasst. Seit 2009 wird der Steueranteil in einer extra Position erfasst. Ab diesen Zeitpunkt werden pro Wirtschaftsgut zwei Positionen angezeigt; der Netto-Anteil und der Steuer-Anteil. Das gilt auch für die GWG-Position.

 

 

Erfassung

Die Inventarisierung der Wirtschaftsgüter erfolgt durch die zentrale Anlagenbuchhaltung erst nach Bezahlung der Rechnung. Für Neuerfassungen/ Neuanschaffungen vermerken Sie dafür bitte auf der Auszahlungsanordnung eine gebräuchliche Gerätebezeichnung, damit auch für eine außenstehende Person (fachgebietsfremd) erkennbar ist, um was es sich handelt. Alternativ können Sie hierfür auch gern den Bogen zur Inventarerfassung, hier rechts unter >>Materialien<< zu finden, verwenden. Handelt es sich um eine Erweiterung/ Ergänzung/ Einbauteil eines bereits erfassten Anlageguts, vermerken Sie dies bitte auf der Auszahlungsanordnung und geben die dazugehörige zentrale Inventarnummer dieses Anlageguts (Hauptgerät) an. Beachten Sie bitte, dass hierbei die Kostenart des bereits vorhandenen Hauptgerätes zu nutzen ist.

Aussonderungsantrag

Der Antrag auf Aussonderung ist immer dann zu stellen, wenn inventarisierte Geräte und Gegenstände nicht mehr nutzbar sind. Entscheidend hierbei ist nicht, ob das Gerät bzw. der Gegenstand noch einen Restbuchwert hat. Die Abgabe von Wirtschaftsgütern an Dritte oder die Entsorgung durch Verschrottung bedarf grundsätzlich der vorherigen Zustimmung der Anlagenbuchhaltung. Bei der Aussonderung von Wirtschaftsgütern aus dem Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit (Betriebe gewerblicher Art –BgA) sind die steuerlichen Regelungen zu beachten. Das Formular Aussonderungsantrag finden Sie hier am rechten Rand unter >>Materialien<<. Für die Aussonderung von Büchern gelten die Bestimmungen der UB.

Verlust jeglicher Art

Bei Verlusten jeglicher Art ist ein Aussonderungsantrag zu stellen. Bei Diebstahl ist eine Kopie der polizeilichen Anzeige beizufügen.

Abgabe an Extern/ Intern - Änderungsantrag

Bevor noch gebrauchsfähige, den Sicherheitsstandards entsprechende Wirtschaftsgüter an Dritte außerhalb der TU abgegeben bzw. verkauft werden können, sind diese vorher vom Sachgebiet Anlagenbuchhaltung für den weiteren Dienstgebrauch TU intern anzubieten. Im Fall der internen Weitergabe, teilen Sie uns bitte über den Änderungsantrag, hier rechts unter >>Materialien<< zu finden, die neue Standortkostenstelle mit. Sofern sich aber nach Ablauf einer Frist von 14 Tagen kein interner Interessent findet, kann ein Aussonderungsantrag gestellt und im Anschluss das Gerät extern abgegeben werden.

Verschrottung

Sofern Wirtschaftsgüter unbrauchbar sind (irreparabel, defekt oder veraltet) und nicht an Dritte außerhalb der TU weitergegeben oder verkauft werden können, sind diese entsprechend den Regelungen zur Abfallentsorgung des Servicebereichs SDU fachgerecht zu entsorgen.

Schema: In welchen Fällen wird der Aussonderungsantrag wann verwendet?

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