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Das Team Datenschutz der TU Berlin

Aktuell

Informationen zu Zoom an der TU Berlin finden Sie auf diesen Seiten:

Empfehlungen zu Windows 10

Hier finden Sie unsere Empfehlungen zum Datenschutz-konformen Einsatz von Windows 10 auf privaten Geräten zur dienstlichen Nutzung beim mobilen Arbeiten (PDF).

Hinweise zur Nutzung von Videokonferenz-Tools und das Merkblatt zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Homeoffice finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Aktuelle Beiträge veröffentlichen wir auch in unserem Blog:

Nutzung von Videokonferenz-Tools

Das Präsidium hat beschlossen:

  • die Freigabe der Videokonferenzsysteme Zoom und Webex jeweils mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für vertrauliche Meetings einschließlich mündlicher Online-Prüfungen und wissenschaftlicher Aussprachen bei Promotionen
  • die Freigabe der Videokonferenzsysteme Zoom und Webex für organisatorische Zwecke (Identifikation/Authentisierung, Ansagen, individuelle Rückfragen) vor und während einer Online-Klausur. Mikrofon und Kamera bleiben ausgeschaltet und werden nur für den jeweiligen Zweck kurz aktiviert.

Für weitere durch obigen Beschluss nicht näher bestimmten Einsatzbereiche sind weiterhin folgende Videokonferenz-Tools an der TU Berlin vom Präsidium zugelassen:

  1. Lehre (außer Prüfungen)

  2. Prüfungen (mündliche Prüfungen und wissenschaftliche Aussprachen bei Promotionen)

  3. Nichtöffentliche Gremiensitzungen, Vorstellungsgespräche, andere vertrauliche Besprechungen

  4. Alle anderen Veranstaltungen ohne vertrauliche Inhalte, wie z.B. öffentliche Gremiensitzungen, Tagungen, Arbeitsbesprechungen u. ä.

Dies gilt für alle Meetings, bei denen TU-Mitglieder im Rahmen ihrer Dienstaufgaben Veranstalter sind, auch wenn sie diese über Dritte (Externe Dienstleister) anbieten.

Es steht TU-Mitgliedern frei, an Veranstaltungen anderer Hochschulen oder Organisationen teilzunehmen, die andere Videokonferenzsysteme einsetzen.
 

Merkblatt zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Homeoffice (Stand: März 2020)

Verarbeiten Sie so wenige sensible Daten wie möglich.

Die wichtigste Regel lautet, nur die dienstlichen analogen und digitalen Daten, die unbedingt erforderlich sind, aus der Beschäftigungsstelle zu entnehmen. Arbeiten mit personenbezogenen oder sonst sensiblen Daten sollen im Regelfall in der Beschäftigungsstelle erfolgen. Bei dienstlicher Notwendigkeit können Ressourcen, die nur analog verfügbar sind, von der*dem Beschäftigten vorab digitalisiert werden. Über die tubCloud (Direktzugang: 131359) oder einen VPN-Zugang (Direktzugang: 57961) kann dann auf die Daten und das TU-Netz zugegriffen werden. In Ausnahmefällen können Daten in verschlüsselter Form auf einem verschlüsseltem USB-Stick gespeichert werden. Wenden Sie sich an Ihren lokalen Arbeitsplatzbetreuer, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen.

Eine Weitergabe an Dritte ist untersagt.

Alle Daten, insbesondere personenbezogene und vertrauliche Daten, müssen durch die*den Beschäftigte*n so geschützt werden, dass ein unbefugter Zugang und ein unberechtigter Zugriff auf die Daten und Unterlagen wirksam verhindert werden. Daten, Informationen oder Unterlagen dürfen weder an Dritte weitergegeben noch dürfen sie Dritten zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden (z.B. am Bildschirm oder auf Ausdrucken).

Schützen Sie Ihre Daten und Geräte.

Sollten Sie private Hardware zur Erledigung der Dienstaufgaben nutzen, verwenden Sie bitte ein separates Nutzerprofil für die dienstlichen Aufgaben. Bereinigen Sie dieses regelmäßig von (temporär) gespeicherten dienstlichen Daten. Lassen Sie den mobilen Arbeitsplatz nicht unbeaufsichtigt. Mobile Endgeräte sind zu sperren (auch bei Inaktivität) und Unterlagen sind sicher zu verwahren. Passwörter sind von Fremden unbeobachtet einzugeben und niemals lokal zu speichern. Eine Weitergabe Ihrer Geräte an Dritte darf nicht erfolgen. Für alle nicht von außerhalb der TU Berlin erreichbaren Dienste verwenden Sie bitte das VPN, sofern Sie für den aktuellen Arbeitsvorgang darauf angewiesen sind, da dadurch der unberechtigte Zugang für Dritte erschwert wird. Um die begrenzten Kapazitäten zu schonen, beenden Sie die Verbindung nach Abschluss der Arbeiten bitte so schnell wie möglich wieder.

Nutzen Sie bewährte Software-Produkte.

Verwenden Sie möglichst die gleichen Produkte wie am dienstlichen Arbeitsplatz. Lizenzen stehen in der Regel über die ZECM zur Verfügung. Um dienstliche E-Mails, Kalender und Adressbuch zu nutzen, nutzen Sie ausschließlich die von ZECM empfohlenen Produkte (Direktzugang: 97930). Wählen Sie zur Nutzung von Tablets und Smartphones für den dienstlichen Gebrauch datenschutzgerechte Apps.

Halten Sie die Technik sicher.

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem und alle installierten Programme/Apps Ihrer mobilen Geräte. Installieren Sie eine Virenschutzsoftware mit regelmäßigen Updates und einer Personal-Firewall (zum Beispiel SOPHOS AV, Direktzugang: 13499). Löschen Sie Apps und deinstallieren Sie Software, die Sie nicht (mehr) benötigen. Achten Sie darauf, dass Sie für Aktualisierungen des Betriebssystems oder von Anwendungssoftware das separat einzurichtende Administrations-Profil nutzen. Konfigurieren Sie die Geräte entsprechend der Empfehlungen von ZECM und der Datenschutzbeauftragten sicher und datenschutzgerecht. Wenden Sie sich an Ihren lokalen Arbeitsplatzbetreuer, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen.

Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand:

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