Zusammen mit dem Implementierer "SAP" fand heute ein erstes Arbeitstreffen des ERM-Projekts statt. Dieses diente zur Vorbereitung der weiteren Zusammenarbeit.

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Heute ging der Mitbestimmungsantrag zum Konzept des Change Managements im Personalrat ein.

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Heute wurde der Vertrag zur Implementierung von SAP im Projekt ERM mit dem ausgewählten Implementierer "SAP" unterzeichnet.

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Auf der heutigen Personalversammlung war das Thema SAP ein eigener Tagesordnungspunkt. Hier wurden alle Ereignisse seit der letzten Personalversammlung im Juni aufgezeigt und Frau Dr. Raue stellte kurz das Konzept des Changemanagements vor.

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Der Personalrat hat in seiner heutigen Sitzung dem neuen Leistungsverzeichnis zugestimmt.

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Heute fand das Einigungsgespräch zum neuen Leistungsverzeichnis statt.

Dem Personalrat wurde zugesichert, dass die kritisierten Themen nach Vertragsabschluss verhandelt und geregelt werden, so dass der Gestaltungsspielraum für die TU Berlin erhalten bleibt.

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Der Personalrat stimmt dem neuen Leistungsverzeichnis nicht zu.

Anhand der uns (!) vorliegenden Unterlagen wurden aus unserer Sicht im neuen Leistungsverzeichnis bereits viele Bedingungen festgelegt und damit die Flexibilität für die TU Berlin eingeschränkt (z.B.: Schulungskonzept, Oberflächengestaltung, Software-Ergonomie)

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Der Personalrat erhält in einer Veranstaltung erste Informationen zum neuen Leistungsverzeichnis des ERM-Projekts. Dieses Leistungsverzeichnis enthält die Ergebnisse aus den Bieterworkshops und aus Verhandlungen mit einem Bieter.

Anschließend ging der Mitbestimmungsantrag zum neuen Leistungsverzeichnis im Personalrat ein.

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Ab heute trifft sich der Personalrat wöchentlich mit den beiden Projektmanagern von ERM und SLM (Herr Willmes und Herr Jeschke), um aufgetauchte Probleme und aktuelle Ereignisse zu besprechen.

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Den Personalräten wurde ein Entwurf des Konzepts für das Changemanagement von Frau Raue vorgestellt.

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Im SLM-Projekt wurden die ersten Schulungen für Projektbeteiligte von itelligence durchgeführt. Ziel war, einen ersten Einblick in das System zu geben und die Navigation im System zu erläutern.

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Am Nachmittag fand die SLM-Auftaktveranstaltung statt. Nach einer einführenden Rede unseres Präsidenten wurde zunächst ein Rückblick auf die bisherige Arbeit im Projekt gegeben. Anschließend hat sich der Implementierungspartner (itelligence) vorgestellt und die Projektorganisation sowie ein Entwurf für den Zeitplan wurden präsentiert.

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Der Vertrag mit itelligence (Implementierungspartner für SLM) wurde vom Präsidenten unterschrieben.

Im ERM-Projekt laufen derzeit die Vertragsverhandlungen mit dem möglichen Implementierungspartner. Die TU hofft, diese im Laufe des Oktober abschließen zu können.

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Die Prozessvereinbarung zur Einführung eines Campusmanagementsystems ist unterzeichnet und heute in Kraft getreten.

Diese Vereinbarung regelt die projektbegleitende Mitbestimmung der Personalräte im Projektverlauf.

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In der SAP-Grundschulung der Personalräte an der FH Brandenburg wurden insbesondere Fragestellungen aus den Bereichen System- und Datenstruktur sowie Rollen- und Sicherheitskonzept diskutiert. Um darüber hinaus einen ersten Einblick zu erhalten, was die (End-)Anwender bei ihrer täglichen Arbeit mit dem SAP-System erwarten wird, führten wir eigenständig praktische Fallstudien zum Thema Personalwesen und Controlling durch. Es war interessant, einen Einblick in das SAP-System zu erhalten und es wurde durch den Besuch der SAP-Schulung nochmals bestätigt, dass dem Schulungskonzept bei der Einführung des Campusmanagementsystems große Bedeutung zukommt.

Auf Grundlage der dort gesammelten Informationen und Erfahrungen mit dem System, werden die Personalräte auch weiterhin mit Nachdruck die Themen "Schulung der Mitarbeiter_innen am System", "Abbildung von Prozessabläufen", "Ergonomie und Usability" sowie "Datenschutz" verfolgen, um Ihre Interessen zu wahren.

Wichtig ist ein begleitendes Change-Management, das den Beschäftigten Ängste nimmt und die Akzeptanz des neuen Systems stärkt. Viele bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe an der TU werden sich verändern. Es wurde noch klarer, dass wir keine reine IT-Einführung vor uns haben, sondern eine "Verwaltungsreform". Die SAP-Einführung stellt eine große Herausforderung dar, aber bietet gleichzeitig die Möglichkeit, Vorgänge effizienter zu bearbeiten und zu vereinfachen.Bis zum "Go-Live" liegt noch viel Arbeit an.

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Zwei Mitglieder des Personalrats besuchten die SAP HCM USER DAYS 2015 am Helmholtz-Zentrum in Berlin-Wannsee. Zu diesem Treffen kamen die Mitarbeiter_innen der bundesweiten Helmholtz-Zentren, die (unter anderem) SAP HCM nutzen, nach Berlin. Die Tagung bot die Möglichkeit, Erfahrungen auszutauschen sowie Probleme zu erörtern, um so ggf. das jeweilige SAP-System zu verbessern bzw. die Nutzung zu optimieren.

Dies war eine gute Möglichkeit für uns, aus den Erfahrungen der Helmholtz-Zentren zu lernen und kritische Fragestellungen direkt bei der Einführung an der TU Berlin anzubringen.

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Die Mitglieder der SAP-Arbeitsgruppen beider Personalräte besuchten an der Fachhochschule Brandenburg eine SAP-Grundschulung. Diese lieferte erste Einblicke in das System und war speziell auf Fragestellungen der Personalräte ausgerichtet.

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Einige Mitglieder des Personalrats besuchten heute das Helmholtz Zentrum Berlin in Wannsee. Wir konnten dabei über die Erfahrungen der Personalleitung, des Projektleiters, des Systemadministrators und der Vorsitzenden des Betriebsrat bei der Einführung von SAP/HCM diskutieren und wertvolle Hinweise und Tipps erfahren.

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Die Verhandlungen über die Prozessvereinbarung (siehe frühere Meldungen) gehen in die Endphase.

Während unseres heutigen Treffens mit der Projektleitung wurden weitere Punkte geklärt. Es fehlen nur noch eine rechtliche Klärung und Kleinigkeiten.

Heute wurde vereinbart, dass es nur noch ein Treffen geben soll, um die Prozessvereinbarung bis spätestens Ende Februar abzuschließen.

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Während der letzten Workshops mit den Bietern für die Implementierung des SAP-Systems an der TU Berlin wurden die beiden Personalräte in ihrer Ansicht bestätigt, dass es dringend notwendig ist, die sogenannten "Key User" zu bestimmen.

Die Vorsitzenden der beiden Personalräte haben heute einen Brief an die Kanzlerin Prof. Dr. Gutheil unterschrieben, der unter anderem folgende Fragen beinhaltet:

Wie viele Key User und wo sind sie vorgesehen?

Wie und wann erfolgt die Auswahl und ist diese Tätigkeit auf freiwilliger Basis?

Welche Kompetenzen müssen die Key User aufweisen und werden sie speziell für diese Aufgabe geschult (auch didaktisch)?

Welchen zeitlichen Umfang wird die Tätigkeit eines Key Users umfassen und werden diese dafür von ihren eigentlichen Aufgaben freigestellt und wer übernimmt dann die Aufgaben?

Wer ist als Systemadministrator_in vorgesehen und wann wird dies den jeweiligen Beschäftigten mitgeteilt?

Werden die Systemadministratoren speziell für diese Tätigkeiten (auch hinsichtlich des Datenschutzes) geschult?

Welchen zeitlichen Umfang wird die Systemadministration des SAP-Systems umfassen und reichen die derzeitigen personellen Kapazitäten aus bzw. sind Neueinstellungen geplant?

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