WILLKOMMEN auf der Informationsseite des Personalrates zum Campusmanagementsystem

Wir möchten Ihnen auf dieser Seite die Informationen zur Verfügung stellen, die wir zur Entwicklung des Campusmanagementsystems (SAP) der Technischen Universität Berlin haben.
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Nachdem die in der "Duldungs-Dienstvereinbarung ReWe" vereinbarte Frist abgelaufen ist, in der die "finale Dienstvereinbarung ReWe" abgeschlossen sein sollte, hat der Personalrat den in § 7 der "Rahmendienstvereinbarung Campusmanagement" geregelten Konfliktlösungsausschuss angerufen.

Die 1. Sitzung des Ausschusses fand am heutigen Tag statt. In diesem Termin einigten wir uns mit der Dienststelle auf eine weitere Verlängerung der "Duldungs-Dienstvereinbarung ReWe" bis zum Jahresende und auf den nächsten Verhandlungstermin für die "finale Dienstvereinbarung ReWe".

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Heute fand die sogenannte Systemschau HCM (Personaladministration) statt, die in der Einzelsystemdienstvereinbarung SAP HCM vereinbart wurde. Neben den Vertreter*innen der beiden Personalräte war auch die Datenschutzbeauftragte Frau Hiller anwesend.

Während dieser Systemschau konnten wir sehen, welche Informationen in den Modulen der Personaladministration verarbeitet werden. Außerdem konnten wir uns die vorhandenen Rollen und Berechtigungen zeigen lassen, die nun ausgewertet und mit den Fachkonzepten abgeglichen werden. Auch können diese Informationen dazu dienen, die Fachkonzepte und die Anlagen entsprechend zu ergänzen.

Die Dienstvereinbarung finden Sie hier bzw. die dazugehörige Verlängerung.

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Heute findet der Runde Tisch zum Thema SAP statt. Eingeladen sind die Hochschulleitung sowie die Teilprojektleitungen.

In dem Termin geht es um die anhaltenden Probleme seit dem Go-live am 01.01.2019.

Über die genauen Inhalte informieren wir Sie separat mit unserem SAP-Sonderrundbrief. Der Rundbrief erscheint voraussichtlich im Juli dieses Jahres.

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Heute findet die Personalversammlung statt.

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Die vorläufige Einzelsystem-Dienstvereinbarung Rechnungswesen (ReWe) wurde bis zum 30.09.2019 verlängert. Die Dienstvereinbarung finden Sie wie gewohnt digital auf den Seiten des Personalrates.

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Der Personalrat hat heute den oben genannten Antrag zur Beteiligung erhalten.

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In seiner heutigen Sitzung hat der Personalrat dem aktualisierten Projekthandbuch ERM zugestimmt. Das Projekthandbuch regelt die Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche der Projektbeteiligten und ist eine Art Geschäftsordnung.

Mit der aktualisierten Version ist die Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeit für das PMO weggefallen. In seiner Zustimmung hat der Personaltat die Wiedereinführung gefordert.

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In seiner heutigen Sitzung hat der Personalrat dem Fachkonzept UI (Usability) zugestimmt. Die konkrete Umsetzung der ISO-Normen ist noch nicht erfolgt, daher sind einige Teile des Fachkonzeptes noch nicht beteiligt worden. Derzeit arbeitet das Teilprojekt intensiv an der Umsetzung. Ebenfalls müssen die Anforderungen der SBV noch umgesetzt werden.

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Einmal im Monat findet ein sogenanntes Monatsgespräch mit dem Präsidenten statt. Aufgrund des holprigen SAP-Starts hat der Personalrat das Monatsgespräch dafür genutzt, sich umfangreich informieren zu lassen und auf die Probleme in den jeweiligen Bereichen hinzuweisen.

In dem Termin waren neben dem Präsidenten auch der Leiter des Präsidialamtes, alle Abteilungsleitungen (außer der Abteilung IV) sowie die Gesamtsteuerung vertreten. Zudem fand der Termin zusammen mit Vertreterinnen und Vertretern des Personalrates der Studentischen Beschäftigten statt.

In Kürze werden wir Sie über die Inhalte und Ergebnisse des Runden Tisches informieren.

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Heute tagte der Akademische Senat. Die Problematik im Bereich der Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten war auch hier Thema. Die Senatorinnen und Senatoren haben das Präsidium aufgefordert, eine adäquate Lösung zu finden.

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Heute fand ein Gespräch mit einer Vertrauensperson der scherbehinderten Personen statt. Dem Personalrat ist aufgefallen, dass nicht alle Bedürfnisse insbesondere im Fachkonzept Usability (engl. für Benutzerfreundlichkeit, Nutzbarkeit) berücksichtigt wurden. Ziel des Termins war es, die Anforderungen von Personen mit Beeinträchtigungen zu erfassen und im Fachkonzept umzusetzen. Zudem wird künftig beim Thema Usability die SBV mehr eingebunden, um ein für alle Beschäftigten nutzbares System zu ermöglichen.

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Der Personalrat hat in seiner heutigen Sitzung dem Fachkonzept PA-PA zugestimmt. Dieser Entscheidung ging ein Einigungsgespräch, aufgrund einer vorherigen Ablehnung seitens des Personalrates, voraus.

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In seiner 97. Sitzung hat der Personalrat dem SAP-Qualifizierungskonzept Finanzbuchhaltung und Drittmittelverwaltung zugestimmt.

Ziel der Qualifizierung ist die Vorbereitung der Abteilung III und V auf den kommenden Systemwechsel.

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In seiner 97. Sitzung hat der Personalrat dem Testverfahren Migrationstests Drittmittelpersonalabrechnung zugestimmt.

Der Test dient der Massentestung, indem die LOG-Daten (Altsystem) in das HCM (Neusystem) migriert werden. Die übertragenen Personen werden dann abgerechnet. Die dadurch entstandenen Abrechnungsergebnisse werden mit dem alten System (IVCM-Daten) verglichen.

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In seiner 97. Sitzung hat der Personalrat dem Testverfahren Migrationstests HCM (Personaladministration) zugestimmt.

Der Test dient der Massentestung, indem die LOGA-Daten (Altsystem) in das HCM (Neusystem) migriert werden. Die übertragenen Personen werden dann abgerechnet. Die dadurch entstandenen Abrechnungsergebnisse werden mit dem alten System verglichen.

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Dem Personalrat wurden am 30.08.2018 die Fachkonzepte Projektsystem (PS) und Drittmittelmanagement (PSM-GM) zur Beteiligung vorgelegt.

Das Modul PS soll die für die Projektstrukturplanung, Kosten- sowie Budgetplanung und Terminplanung (zum Beispiel Mittelabrufe, Zwischennachweise) genutzt werden.

Das Modul PSM-GM (Public Sector Management - Grants Management) besteht aus zwei Modulen, dem Modul PS und dem Modul PSM. Wobei das Modul PSM aus den Teilen GM und FM (Haushaltsmanagement) besteht. Im Vordergrund steht im Modul PSM-GM die Darstellung der Lebenszyklen der einzelnen Projekte von der Antragsphase bis hin zum Projektabschluss. Um diesen Zyklus abbilden zu können, agieren die zwei Module PS und PSM gegenseitig miteinander.

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Dem Personalrat wurden am 29.08.2018 die Beteiligungsanträge Personal vorgelegt. Diese bestehen aus verschiedenen Fachkonzepten:

Personaladministration (PA-PA (PA = Personal Administration))
Personalentwicklung (PA-PD (PD = Personal Development))
Zeitwirtschaft (PA-PT (PT = Personal Time Management))
Personalabrechnung (PA-PY (PY = Payroll))

sowie das dazugehörige Rollen- und Berechtigungskonzept.

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Der Personalrat der Technischen Universität Berlin hat in seiner 76. Sitzung am 05.06.2018 beschlossen, dass die Fachkonzepte um das Kapitel "Sperr-, Lösch- und Archivierungsfristen" zu ergänzen sind.
Der Personalrat hat weiter eine Checkliste zur Prüfung von Fachkonzepten beschlossen, die einheitliche Anforderungen stellt.

Der Beschluss wird wie folgt begründet:

Seit dem 25.05.2018 gilt die EU Datenschutzgrundverordnung. Im Zuge der sich veränderten Rechtslage muss die Technische Universität Berlin Maßnahmentreffen, um den Vorschriften Rechnung zu tragen. Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Durch die Einführung des integrierten Campusmanagementsystems fällt die Technische Universität Berlin in den Geltungsbereich.

Die bisherigen Fachkonzepte treffen keine Aussage zu den Sperr-, Lösch- und Archivierungsfristen.

Derzeit wird ein Datenschutz- und verfahrensbezogenes IT-Sicherheitskonzepterstellt. Dies ist nicht der geeignete Ort für diese Fristenfestlegung. Jedes Modul behandelt andere Themenschwerpunkte (Personal, Finanzen, Drittmittel). Für diese Daten müssen die vorbezeichneten Fristen festgelegt werden. Eine solche Festlegung basiert auf Rechtsquellen und -normen, die jedoch fachspezifisch sind. Die Diversität dieser Angaben kann in einem Datenschutz- und verfahrensbezogenes IT-Sicherheitskonzept nicht abgebildet werden.
Die Fachkonzepte werden von den Fachverantwortlichen erstellt und fortgeführt. Der Arbeitsaufwand wird dadurch auf mehrere Personen verteilt und ermöglicht eine sachgerechte Festlegung.

Weiterhin sind die Fachkonzepte ein Bestandteil der Dienstvereinbarung über den Betrieb des Campusmanagementsystems. Nach der EU-DSGVO sind auch Dienstvereinbarungen Rechtsquellen. Sodass eine Sicherheit im Sinne der Beschäftigten geschaffen wird.

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Der Personaltrat der Technischen Universität Berlin hat in seiner 76. Sitzung am 05.06.2018 beschlossen dem oben genannten und am 22.05.2018 eingereichten Beteiligungsantrag zuzustimmen.

Dieses Fachkonzept lag bereits zur Beteiligung vor, musste jedoch am 27.02.2018 aufgrund beachtlicher Gründe abgelehnt werden.

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Der Personaltrat der Technischen Universität Berlin hat in seiner 76. Sitzung am 05.06.2018 beschlossen dem oben genannten und am 25.05.2018 eingereichten Beteiligungsantrag zuzustimmen.

Das Testkonzept ist ein wichtiger Schritt in Richtung des Go-lives. Um zu gewährleisten, dass ein System entsprechend den Anforderungen der TUB implementiert wurde, müssen Tests durchgeführt werden. Diese werden unter möglichst realen Bedingungen durchgeführt, um eine weitestgehend echte Simulation zu ermöglichen.

Hierdurch können vor der Produktivsetzung Fehler aufgezeigt und behoben werden.

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Der Personalrat der Technischen Universität Berlin hat in seiner 75. Sitzung am 29.05.2018 beschlossen dem oben genannten und am 08.05.2018 vorgelegten Beteiligungsantrag zugestimmt.

Somit kann in den Modulen MM (Materials Management/Materialwirtschaft) und SRM (Supplier Relationship Management/Lieferantenanbindung/Bestellabwicklung) mit den Komponententest, also dem Testen der Funktionen) begonnen werden.

Dem Personalrat wurde heute das überarbeitete Fachkonzept für das Modul Berichtswesen als Vorabversion vorgelegt.

Ergänzende Hinweise finden Sie in unserem Beitrag vom 09.10.2017.

Das Fachkonzept wurde am 23.10.2017 vom Personalrat abgelehnt, da der Personalrat viele Punkt kritisch sieht, die den Beschäftigten zum Nachteil werden könnten. Die Vorabversion ermöglicht die offenen Punkte zu klären und in einen offenen Austausch einzusteigen.

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Dem Personalrat wurde heute das Fachkonzept für das Modul Personalkostenplanung und -simulation zur Beteiligung vorgelegt.

Ergänzende Hinweise finden Sie in unserem Beitrag vom 01.02.2018.

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Dem Personalrat wurde heute das Fachkonzept für das Modul Obligoprozessor zur Beteiligung vorgelegt.

Ergänzende Hinweise finden Sie in unserem Beitrag vom 01.02.2018.

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Der Personalrat heut in seiner heutigen Sitzung beschlossen die Zustimmung zum Fachkonzept PA-PA zu verweigern.

Ein Grund ist der nicht beachtete Grundsatz der Datensparsamkeit gemäß BerlHG und BlnDSG.

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Dem Personalrat wurde heute das überarbeitete Fachkonzept für das Modul Personaladministration zur Beteiligung vorgelegt.

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Im Sinne der gemeinsamen Prozessvereinbarung wurden dem Personalrat die Fachkonzepte Workflow und Obligoprozessor sowie das Fachkonzept Personalkostenplanung und -simulation als Vorabversion übermittelt.

1. Die Vorabversionen ermöglichen bereits vor dem Beteiligungsverfahren eine gemeinsame Klärung von auftretenden Fragestellungen. Dies ermöglicht für beide Seiten ein beschleunigtes Verfahren und verringert die Zahl der Fristverlängerungen und Ablehnungen von Konzepten. Da etwaige Fragen und Mängel bereits auf der Arbeitsebene ausgeräumt werden konnten.

2. Fachkonzept Workflow
   Durch die Einführung der Workflows (dt.: Arbeitsablaufverwaltung) sollen Arbeitsprozesse digitalisiert und automatisiert werden. Ein Prozess ist beispielsweise die Genehmigung von Beschaffungen.

3. Fachkonzept Obligoprozessor
   Durch die Einführung des Obligoprozessors soll die Finanzierung (Mittelbindung) des Personals ausgerechnet, verwaltet und dem Rechnungswesen (Haushaltsmanagement) bekannt gemacht werden.

4. Fachkonzept Personalkostenplanung und -simulation
   Durch die Einführung der Personalkostenplanung soll die finanzielle Planung zukünftiger Personalkosten unterstützt werden.

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In seiner heutigen Sitzung hat der Personalrat ein vereinfachtes Verfahren der Beteiligung beschlossen.

Zu jedem Modul (circa 30) gibt es 4 Teststufen, zu denen es ein Testverfahren gibt. Je Testverfahren müssen Testfälle erstellt werden. Nach aktueller Schätzung würden je Modul circa 150 Testfälle zur Beteiligung vorgelegt werden.
Um die Abläufe zu beschleunigen, müssen die Testfälle nicht - wie bisher - zur Beteiligung vorgelegt werden. Der Personalrat wird nur stichprobenartig Testfälle prüfen.
Dies ist möglich, da die entscheidenden Punkte im bereits abgenommenen Rahmentestkonzept sowie den jeweiligen Testverfahren geregelt sind beziehungsweise geregelt werden.

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Bei den für den Go Live HCM 1 notwendigen Beteiligungsanträgen gibt es noch ungeklärte Fragen.

Aus diesem Grund haben sich die Dienststelle und der Personalrat im Rahmen der Verhandlungen zur DV SAP Betrieb, darauf geeinigt, dass es eine vorläufige Dienstvereinbarung geben wird. Die vorläufige DV gilt nur für die Module Organisationsmanagement, Personaladministration (Ministamm) und das Identitätsmanagement.

Der Abschluss ermöglicht den termingerechten Start dieser drei Module.

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