WILLKOMMEN auf der Informationsseite des Personalrates zum Campusmanagementsystem

Wir möchten Ihnen auf dieser Seite die Informationen zur Verfügung stellen, die wir zur Entwicklung des Campusmanagementsystems (SAP) der Technischen Universität Berlin haben.
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(Ein Artikel aus dem Rundbrief des Personalrates/Ausgabe März 2021)
Anrufung des Konfliktlösungsausschusses
Wie wir schon in unserem Artikel vom 09.07.2020 berichteten, strebten die Personalräte, um den Informationsfluss sicher zu stellen und Synergien zu nutzen, eine „stille“ Mitgliedschaft im Lenkungsausschuss des Campusmanagementprojektes (LA CM) an. Wir versprachen uns davon kürzere Entscheidungswege und mehr Transparenz. Teilweise erhielten wir Informationen bis zu 9 Monate nach den Beschlussfassungen.

Es konnte jedoch diesbezüglich keine gemeinsame Lösung gefunden werden, weswegen sich die Personalräte am 01.03.2021 im Internen Konfliktlösungsausschuss mit der Dienststelle auf einen - für alle vertretbaren - Weg einigen wollten.
Zu einer Einigung kam es an diesem Tag nicht. In der Verhandlung wurde bekannt, dass sich das Gremium des LA CM gerade in der Auflösung befindet. Die Auflösung wurde am 08.02.2021 im LA CM beschlossen. Wir fragen uns, warum uns zum Beispiel dieser Beschluss nicht am 25.02.21 in einem Routinetermin mitgeteilt wurde?

Der Konfliklösungsausschuss konnte nicht nur keine Einigung in unseren Belangen herbeiführen – sondern warf eine Menge neuer Fragen auf, von denen uns eine besonders beschäftigt: Das Projektende?
Das Projekt Campusmanagement läuft offiziell bis 30.06.2021. Für viele im Projekt Beschäftigte steht und fällt damit ihr Arbeitsplatz. Bis heute – 3 Monate vor Projektende – ist noch nicht klar, ob diese Kolleginnen und Kollegen ihren Arbeitsplatz behalten und das Projekt in eine neue Verlängerung geht. Wir können nicht nachvollziehen, dass es bisher keine Entscheidung seitens der Universitätsleitung gibt, in welchem Gremium eine eventuelle Verlängerung entschieden wird. Bisher entschied der LA CM über das Projektende.

Der Personalrat hat kein Verständnis für diesen Umgang mit den Beschäftigten im Projekt, die schon wieder auf eine Verlängerung ihrer Verträge warten und sich darum erneut in Unsicherheit befinden! Genau aus diesem Grund hat die TUB bereits in der Vergangenheit viele qualifizierte Beschäftigte verloren. Der nichtwertschätzende Umgang darf sich nicht erneut wiederholen. Wir werden eine umgehende Entscheidung von der Leitung einfordern. Um noch einmal auf den Konfliktlösungsausschuss zurück zu kommen: Wir sind gespannt, wann der nächste Termin des Konfliktlösungsausschusses stattfindet und was dort entschieden wird.

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Wie der Präsident Herr Prof. Thomsen bereits in seinem weekly bulletin Nr.11 vom 01.07.2020 schrieb, soll das Arbeiten in der Verwaltung flexibler werden – Flexibilisierung durch Digitalisierung.

Dazu wird im Maßnahmenpaket 2 des tubStart 2020 geschrieben: „Unser Ziel ist die Digitalisierung von Personalvorgängen, ein Teil davon wird das E-Recruiting und die Digitalisierung der Personalakte (in SAP) sein.“

Wir begrüßen in der heutigen Zeit, die Minimierung von „Papier“ – ebenso die sogenannten Self-services, um im Portal alle notwendigen Dokumente bei Bedarf zu generieren und dann auszudrucken. Die Elektronische Personalakte ist ein weiterer Schritt in diese Richtung und hat bestimmt viele Vorteile.

Trotz allem werden personenbezogene Daten verarbeitet und die gilt es zu schützen.

Erste vorbereitende Gespräche sind geführt worden. Der Personalrat soll in Kürze informiert werden, wenn das Grundkonzept vorliegt.

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Die Personalräte streben seit Mitte 2020 eine Teilnahme im Lenkungsausschuss Campusmanagement mit Rederecht aber ohne Stimmrecht und Antragsrecht analog zum Akademischen Senat („stille“ Teilnahme) an. Damit soll der Informationsaustausch zwischen der Dienststelle und den Personalvertretungen verbessert und erleichtert werden.

Die Mitglieder des LA CM stimmten im September 2020 gegen die Teilnahme der Personalräte. Sie begründeten dies mit der führenden Stellung des Lenkungsausschusses als strategisches Entscheidungsgremium und den durch eine Erweiterung des Gremiums entstehenden Aufwand, da dadurch ggf. weitere Vertretungen den gleichen Anspruch erheben könnten. Es ist demnach also nicht gewünscht, Interessensvertretungen der TU zuzulassen - Interessensvertreter der SAP und itelligence sind es. Auf den Personalrat macht es einen fragwürdigen Eindruck, weshalb ausgerechnet dieser Ausschuss ein „closed shop“ sein soll.

Wir sind mit dieser Entscheidung nicht einverstanden, da zum einen nach der Prozessvereinbarung zum CM den Personalräten Zugang zu allen Gremien/Arbeitsgruppen und Unterlagen gewährt wird und ebenso es zu der bestehenden Kultur der Universität gehört, dass in Lenkungsausschüssen die Personalräte anwesend sind. Dafür gibt es diverse Beispiele, z.B. Lenkungsausschuss Familiengerechte Hochschule. Intern sondieren wir aktuell weitere Schritte und werden uns mit unseren Sachverständigen dazu beraten.

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Am heutigen Tag war SAP ein Thema im IT-Beitrag der Personalversammlung.

Das Thema SAP finden Sie auf den Seiten 11-17 des PDFs zum IT-Beitrag.
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Am 05.08.2020 veröffentlichten Key-User und Prozessexpert*innen des SAP-SLM-Projektes einen offenen Brief an den Akademischen Senat, dem Kuratorium, an die Dekanin, den Dekanen und Personalrat.

Wir sprachen darüber am 16.09.2020 mit dem Präsidenten Prof. Dr. Thomsen. Dieser versicherte uns, dass es Maßnahmen geben wird, der momentanen Entwicklung im SLM-Projekt entgegenzuwirken. Dazu werden wir Sie auf dem Laufenden halten.

Zum offenen Brief kommen Sie hier und das „Rahmenkonzept über den Einsatz von Key User_innen und Prozessexpert_innen“ finden Sie hier.

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I. SAP

1. Wie ist der Stand der SAP-Einführung?

2. Welche Kosten- und Leistungsgrößen haben sich bis heute durch die Einführung von SAP verbessert und welche werden sich voraussichtlich noch verbessern, welche haben sich verschlechtert?

3. Welche Beratungskosten und welche zuvor nicht geplanten Kosten sind im Zusammenhang mit der SAP-Einführung bisher entstanden?

4. Die Fakultäten haben seit über 1,5 Jahren keinen Überblick über ihre Finanzen. Wann ist mit einer Änderung zu rechnen und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen?

5. Die SAP-Einführung hat dazu geführt, dass bis heute keine Rücklagenberechnung für das Jahr 2019 erfolgen konnte, da noch immer Korrekturen und Umbuchungen zu Lasten des HH-Jahres 2019 erfolgen. Wann ist mit einer Änderung zu rechnen und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen?

6. Die Fakultäten haben seit über 1,5 Jahren keinen Überblick über ihr Personal (Stellenplan,

Dauer von Arbeitsverträgen, Teilzeit, Finanzierung usf.). Bis heute liefert das SAP-Berichtswesen keine Informationen wie sie aus SuperX bekannt waren ("Personal im Detail"). Wann ist mit einer Änderung zu rechnen und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen? Warum ist es nicht möglich, einen umfassenden Bericht mit Filtermöglichkeiten bereitzustellen?

7. Die SAP-Einführung hat dazu geführt, dass bis heute weder eine Drittmittelstatistik für das Jahr 2019 vorgelegt werden konnte, noch eine Prognose existiert. Wann ist mit einer Änderung zu rechnen und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen?

8. Verwendungsnachweise, z. B. der Exzellenzcluster, können nur durch aufwändige händische Nacharbeit erstellt werden. Dankenswerterweise hat die DFG hier die Abgabefristen verlängert. Wann ist mit einer Änderung zu rechnen und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen?

9. Wann erhalten die Fakultäten Listen der neuen bzw. laufenden Drittmittelprojekte und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen?

10. Wann ist mit einer automatischen Vergabe von Rollen und Rechten zu rechnen und welche konkreten Maßnahmen werden hierzu getroffen?

…

2. "Das Thema Digitalisierung ist für die TU Berlin, seit ich Präsident bin, ein wichtiges und strategisches Thema. ... Was sich geändert hat, ist die Geschwindigkeit, in der wir Verwaltungsprozesse jetzt digitalisieren." – Welche Etappen sollten bei der SAP-Einführung, also der teilweisen Digitalisierung der Verwaltung, wann erreicht werden und welche konkreten Verzögerungen hat es gegeben? Wann ist mit der Einführung der elektronischen Aktenführung im Sinne des für die Bundesverwaltung geltenden Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung vom Juli 2013 und im Sinne des für das Land Berlin geltenden E-Government-Gesetzes vom Juni 2016 an der TU Berlin zu rechnen und welche konkreten Vorbereitungen wurden bereits unternommen?

…

…

7.         Wie beeinträchtigt die aktuelle Situation der fehlenden Mitarbeitenden in der ZUV bereits jetzt die Bereiche Lehre und Forschung? Welche Beeinträchtigungen durch unbesetzte Stellen in allen Einrichtungen der TU Berlin – auch im Hinblick auf die Probleme mit SAP - sind noch weiter zu erwarten?

…

3.         Veränderungen der Arbeit der Beschäftigten durch SAP und Digitalisierung

Die Arbeit der Beschäftigten hat sich durch die Einführung von SAP und die Digitalisierung verändert. Die Beschäftigten berichten neben der Veränderung von Arbeitsaufgaben auch von einer Erhöhung des Arbeitsaufwandes für Arbeitsvorgänge.

Ich frage den Präsidenten:

1. Wie und durch wen wird die durch SAP und die Digitalisierung veränderten Arbeitsaufgaben durch die TU Berlin sachgerecht ermittelt und die Ergebnisse in die entsprechenden Arbeitsplatzbeschreibungen aufgenommen?
2. Wie und durch wen wird die durch SAP und die Digitalisierung erhöhter Arbeitsaufwandes für Arbeitsvorgänge sachgerecht ermittelt und die Ergebnisse in die entsprechenden Arbeitsplatzbeschreibungen aufgenommen?

…

Zu 1.

Veränderte Arbeitsaufgaben sind durch die jeweiligen Vorgesetzten festzustellen und in einer BAK bzw. einer Anpassung der bestehenden BAK festzuhalten.

Grundsätzlich anzumerken ist, dass an der TU in vielen Bereichen nach wie vor papierbasiert gearbeitet wird. Das Einscannen von Unterlagen und die digitale Ablage dieser eingescannten Dokumente ist mit einem digitalen Arbeiten nicht gleichzusetzen.

 Zu 2.

Es gehört zu den Aufgaben von Führungskräften, mit Ihren Mitarbeiter*innen Gespräche zur Aufgabeneinteilung zu führen, so dass an dieser Stelle der Arbeitsaufwand ermittelt, vorhandene Kapazitäten gefunden und gleichzeitig möglichen Überlastsituationen vorgebeugt wird.

Sofern sich hierbei herausstellt, dass die Arbeitsaufgaben nicht mit den vorhandenen Personalressourcen (Anzahl an Stellen) zu bewältigen sind, hat durch die entsprechenden Führungskräfte eine zusätzliche Personalmeldung auf dem Dienstweg zu erfolgen.

 Sind bestimmte Aufgaben, gleich welchen Grundes, dauerhaft mit einem neuerdings erhöhten Arbeitsaufwand verbunden, so sind diese Veränderungen durch die jeweiligen Vorgesetzten festzustellen und in einer BAK bzw. einer Anpassung der bestehenden BAK festzuhalten.

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Am heutigen Tag wurde die finale Dienstvereinbarung HCM (Human Capital Management) abgeschlossen. Sie finden die Dienstvereinbarung hier.
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Am 09.07.2020 fragten wir in der 2-wöchigen Routine mit der Projektsteuerung an, ob es um Synergien zu bilden, nicht sinnvoller wäre, dass die Personalräte analog zu der Stellung im Akademischen Senat auch Mitglied („stilles“ Mitglied) im Lenkungsausschuss des Campusmanagementprojektes werden könnten. In der Routine erfuhren wir, dass Herr Oeverdieck dies mit dem Präsidenten besprechen möchte.

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Nachdem der Präsenz-Notbetrieb beendet und der eingeschränkte Betrieb aufgenommen wurde, werden die Verhandlungen zu den Dienstvereinbarungen am 18. Juni 2020 wieder aufgenommen.

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Aufgrund des Präsenz-Notbetriebs sind die Verhandlungen für die noch ausstehenden Dienstvereinbarungen ausgesetzt. Die Verhandlungen werden nach Ende des Präsenz-Notbetriebs wieder aufgenommen. Die vorläufige Dienstvereinbarung HCM wurde rechtzeitig verlängert, um den Zeitraum zu überbrücken.

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