TU Berlin

Frequently Asked Questions

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FAQ zum Campusmanagementsystem

Nachfolgend wollen wir Euch eine möglichst knappe und gezielte Zusammenfassung zu den wesentlichen Auswirkungen und Veränderungen für studentische Beschäftigte durch die Einführung des Campusmanagementsystems in Frage-Antwort-Form anbieten.

Sollten für Euch wichtige Fragestellungen fehlen könnt Ihr uns gerne diese über die gängigen Kontaktformen zukommen lassen.

Kollegiale Grüße
Eure AG SAP des Personalrats der studentischen Beschäftigten

Was ist das Campusmanagementsystem?

Das Campusmanagementsystem ist ein auf Basis der „SAP Enterprise-Resource-Planning Software“ (kurz SAP ERP) entstehendes Softwareprojekt an der TUB und soll die bestehenden Softwarelösungen weitestgehend ablösen.

Das Projekt ist in zwei Bereiche unterteilt, und zwar in das "Enterprise Resource Management" (kurz ERM) und das "Student Lifecycle Management" (kurz SLM bzw. SlcM).

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Was steckt hinter ERM und SLM?

Beide Teilprojekte sollen die an der TUB stattfindenden Prozesse in einer Softwarelösung bündeln und abbilden. Im Rahmen des SLM-Teilprojekts ist es das Ziel, den kompletten "Lebenszyklus" eines/einer Studierenden in SAP abzubilden, also vom Zeitpunkt der Bewerbung an der TUB bis hin zum (hoffentlich erfolgreichen) Ausscheiden der/des Studierenden. Das ERM-Teilprojekt bezieht sich auf die anderen Aufgabenfelder der Universität und wird nicht nur die Verwaltung betreffen, sondern soll auch die Forschung, Raumplanung und -belegung sowie Materialwirtschaft abbilden.

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Wen betrifft das Projekt Campusmanagement letztendlich?

Da das System die (möglichst) kompletten Verwaltungsvorgänge an der TU abbilden soll sind im Grunde alle Statusgruppen der TU betroffen.

Konkret heißt dies, dass Mitarbeiter*innen der TU direkt mit dem System aktiv arbeiten werden um Verwaltungsprozesse anzustoßen oder weiterzubearbeiten. Indirekt sind Mitarbeiter*innen durch die Erfassung und Weiterverarbeitung sowie persistenten Speicherung der mitarbeiter*innenbezogenen Daten betroffen.

Ihr als Studentische Beschäftigte seid über Eure Mitarbeiter*innenidentität hinaus auch als Studierende der TU betroffen, da Euer kompleter "Studierendenlebenszyklus" im Teilprojekt SLM abgebildet werden soll.

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Verbesserung der Barrierefreiheit und Usebility

Ein wesentliches Ziel ist die Verbesserung der Darstellungs- und Eingabemasken des Systems durch die Einbindung moderner Technologien (beispielsweise die Fiori/UI5 Oberflächenstrategie von SAP).

Wir als Personalrat der studentischen Beschäftigten wirken darauf hin, dass die verfügbaren Möglichkeiten der Barrierefreiheit und die Usebility für diese Darstellungs- und Eingabemasken möglichst vollständig ausgeschöpft werden, um bestehende Barrieren möglichst restlos abzubauen.

Unserm Verständnis nach ist die TU Berlin als Arbeitgeberin des öffentlichen Dienstes der durch die Gesellschaft auferlegten Pflicht der Inklusion im besonderen Maße verpflichtet. Als Leitbild zur Erfüllung dieser Verpflichtung orientieren wir uns an der Kampagne "Einfach für alle" der Aktion Mensch.

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Was ändert sich für mich als Studentische*r Beschäftige*r?

Zunächst werden deine Daten im Rahmen des Mitarbeiter*innendaseins fortan im SAP System erfasst, gepflicht und gespeichert sein. Der Umfang entspricht dabei nach derzeitiger Planung dem der momentan in analoger Form vorliegenden Personalakte.

Durch die geplante Anbindung an das SAP Studentlifecycle System (SLM) soll auch die Konsistenz der Daten sichergestellt werden. Durch sogenannte Employee Self-Services (ESS) sollen bestimmte Prozesse wie die Änderung von bestehenden Daten (z.B. die neuen Anschrift nach Umzug oder die Erfassung der Änderung der Kontodaten für die Gehalts- und Lohnzahlungen) erleichtert werden, da dann nur einmalig die Mitteilung vorgenommen werden muss und durch den integrativen Ansatz das SAP System die Änderung automatisiert speichert.

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Müssen wir wirklich die Arbeitszeit erfassen?

Die TU Berlin plant die Einführung eines SAP Moduls zur Zeitwirtschaft. Grundlegend soll das Modul die für die Ermittlung des Arbeitsentgelts notwendigen Arbeitszeiten als Berechnungsgrundlage liefern. Dafür sollen mindestens die Abwesenheitszeiten von studentischen Beschäftigten - also u.a. Krankheit, Urlaub etc. - erfassen werden.

Derzeit verhandeln wir mit der zuständigen Abteilung II - Personal und Recht eine allgemeinverbindliche Dienstvereinbarung zum Einsatz der Zeitwirtschaft bzgl. studentischer Beschäftigter um eine einheitliche universitätsweite Regelungen zu treffen. Dabei gilt es einerseits den verschiedenen Anforderungen der Tätigkeitsfelder an der TU Berlin Rechnung zu tragen und anderseits aber für Euch auch klar formulierte Rechte sicherzustellen, sodass Ihr unabhängig von Eurem Tätigkeitsfeld (ggf. auch an zwei Beschäftigungsstellen innerhalb der TU Berlin) möglichst immer die selben Regelungen antrefft und die Ihr im Konfliktfall auch geltend machen könnt.

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Inwiefern wird die TU in Rahmen meiner Beschäftigung auf meine Studierendendaten zugreifen können?

Wir Unterscheiden hier sehr strikt zwischen den Identitäten als Studierende*r und studentische*r Beschäftigte*r und betrachten diese als voneinander getrennte Daten. Dementsprechend ist unserer Auffassung nach der Zugriff auf Eure Studierendendaten nur für einen sehr kleinen Anteil an Verwaltungsprozessen zulässig und für uns akzeptabel.

Konkret heißt dies, dass für uns maximal die personenbezogenen Daten wie Name und Anschrift zulässig sind, da diese Daten auch im Rahmen des Beschäftigungsverhältnis notwendig sind und hier bei Umzügen, Heirat oder vergleichbaren Ereignissen für Euch durch den automatisierten Abgleich ein Mehrwert durch die Arbeitseinsparung stattfindet.

Darüber hinaus ist unserer Meinung nach kein weiterführender Abgleich und/oder Zugriff notwendig und dementsprechend auch nicht erlaubt. Auch im Rahmen von Bewerbungsverfahren sollte es letztendlich Eurer Entscheidung obliegen, welche persönlichen Daten Ihr gegenüber der TU Berlin offen legen wollt. Das betrifft z.B. auch den derzeitigen Leistungsstand, für den zumindest im Bewerbungsverfahren durchaus ein berechtigtes Interesse durch die TU Berlin zur Gewährleistung des Prinzips der Bestenauslese besteht, und wofür Ihr letztendlich die finale Entscheidungsgewalt behalten müsst.

Abgesehen vom automatisierten Abgleich der allgemeinen personenbezogenen Daten, welcher nach derzeitigem Stand erst nach erfolgreicher Einstellung erfolgt, wurden bisher auch keine weiteren Schnittstellen zum Datenaustausch und -abgleich seitens der TU Berlin genannt.

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